Software gestione trasferte Zucchetti

Un software gestione trasferte è un programma attraverso il quale è possibile organizzare e amministrare le trasferte del proprio personale. I programmi più innovativi in questo settore, consentono non solo di gestire le eventuali note spese, ma anche e soprattutto di organizzare, step by step, l’intera trasferta pre travel. Dall’organizzazione dei servizi per i trasferimenti on travel, alla gestione amministrativa delle spese post travel, fino all’analisi dei costi sostenuti. Questi software abbracciano a 360° l’intero processo delle trasferte aziendali.

Si tratta di un livello superiore di digitalizzazione dei processi aziendali a cui, oggi, è difficile rinunciare. Questo perché un unico software in grado di sovraintendere ad ogni aspetto relativo di una trasferta, alleggerisce molto l’onere a carico dei dipendenti e dell’amministrazione. Riduce inoltre il rischio di errori, ottimizza i tempi e permette persino di raccogliere una serie molto importante di dati ed informazioni elaborabili statisticamente per controllare e valutare successivamente lo stato di “benessere aziendale”.

Software gestione trasferte: funzioni e caratteristiche

Per potersi definire tale, un software gestione trasferte deve rispondere ad una precisa serie di esigenze e deve essere dotato di molteplici funzioni per adattarsi a svariate richieste e differenti situazioni.

I software devono avere innanzitutto una struttura modulare che consenta loro di adeguarsi alle varie configurazioni aziendali richieste, in base a specifiche esigenza aziendali.

Per quanto riguarda l’organizzazione vera e propria della trasferta, il software deve gestire:

flussi approvativi della trasferta
budget di trasferta
richiesta dei servizi di viaggio tramite l’ufficio interno, l’agenzia e i suoi self booking tools
gestione anticipi e resi

Non solo, deve infatti anche offrire la possibilità di pianificare travel rispettando le varie norme legislative in atto, tenendo comunque sempre ben presente la politica aziendale. Importante anche la gestione delle eventuali emergenze pre, durante e post viaggio. A questo proposito il programma deve garantire automatismi, cruscotti e funzioni mobile per:

protocolli e responsabilità
valutazione delle destinazioni in base al rischio
idoneità del dipendente (vaccinazioni, documenti, ecc…)
formazione pre-travel e norme comportamentali
track in tempo reale delle trasferte in corso e pianificate
app trasfertista con funzioni di check-in per la verifica della posizione e dello stato di incolumità
collegamento con Farnesina

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Software gestione trasferte: la soluzione giusta per i viaggi aziendali

I motivi per affidarsi ad un software gestione trasferte, non sono pochi, non sono banali e soprattutto non devono essere sottovalutati nel bilancio aziendale.

Si tratta di una soluzione più che valida per svariati motivi:

Velocizza l’inserimento e l’analisi dei costi di viaggio
Agevola il controllo delle Policy Aziendali
Facilita la valutazione dei massimali fiscali
Automatizza la trasmissione dei dati alla contabilità
Assiste la comunicazione dei dati per l’esecuzione dei pagamenti
Facilita la raccolta e l’analisi dei dati per eseguire elaborazioni statistiche (operative e amministrative)
Semplifica la rendicontazione delle varie spese
Consente un’interazione diretta e semplificata con le principali agenzie specializzate nei viaggi di lavoro
Permette la configurazione automatica di regole di controllo per eventuali tetti di spesa previsti dalla policy aziendale
Provvede automaticamente all’archiviazione sostitutiva dei giustificativi con il relativo mantenimento del loro formato elettronico

I punti di forza

Adottare un programma unico per la gestione dei viaggi in azienda, semplifica molti diverse attività, senza contare che uniforma i vari modelli per ogni lavoratore.

Pagamenti elettronici e note spese

A beneficiare dei vantaggi dell’adozione di uno specifico software gestione trasferte non è solo il reparto organizzativo viaggi. Anche il processo amministrativo, trova una soluzione centralizzata nelle modalità di pagamento previste dal programma, dalla rendicontazione e l’analisi dei servizi di viaggio della società.

Infatti questa specifica tipologia di software è in grado di acquisire i dati delle prenotazioni effettuate e di abbinare ogni transazioni alle varie note spese di ogni singolo dipendente in trasferta. In questo modo l’automazione contabile è completa e sicura.

Le spese di trasferta sono poi convogliate in un’unica rendicontazione indipendente dal canale di acquisto (scontrini, carte di credito, rimborso km, ecc…).

Con l’adozione di questo sistema, quindi, le aziende possono gestire trasversalmente i dipendenti e i centri di costo, dell’intera organizzazione. Vengono creati portafogli virtuali, carte di credito reali o virtuali così da consentire ai dipendenti di spendere a nome dell’azienda in totale sicurezza e tracciabilità. Questo sistema infatti aumenta la visibilità di spesa e ottimizza i processi contabili. In altre parole rende più semplici, rapidi e sicuri i controlli sulle spese effettuate dai dipendenti in trasferta.

Compatibilità e interazioni

Altro grande punto di forza di questi strumenti aziendali è la facoltà di combinarsi e interagire con altri eventuali sistemi adottati dall’azienda. Software gestionale aziendale e Software buste paga interagiscono con quello di gestione delle trasferte e delle note spese, includendo così nel ciclo operativo, ogni singolo attore coinvolto nel processo di business travel (risorse umane, amministrazione, contabilità, agenzie viaggio, fornitori, trasfertisti ecc.). Queste funzioni trasversali favoriscono l’efficienza aziendale, la collaborazione e il controllo dei vari processi innescati nell’organizzazione dei viaggi aziendali. Si tratta dello sviluppo di specifici prodotti informatici e di soluzioni tecnologicamente evolute, che migliorano le prestazioni e abbattono i costi aziendali.

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